martes, 11 de marzo de 2008

CONTROL INTERNO, ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y JUCIOS ÉTICOS


Dentro de las empresas existen tendencias a malversaciones y desaparición de efectivo que puede traer como resultado graves problemas de liquidez para la empresa en el futuro, es por ello que se hace necesario el desarrollo de controles internos en las organizaciones para evitar en la medida de lo posible problemas posteriores.

Específicamente los controles internos son planes útiles a la empresa para:

1. Salvaguardar los activos.
2. Fomentar el acatamiento de políticas.
3. Promover la eficacia operativa.
4. Desarrollar registros fiables y confiables.

Los controles efectivos dentro de las empresas presentan las siguientes características:

1. Personal competente, fiable y ético.
2. Asignación de responsabilidades.
3. Debida autorización.
4. Separación de tareas.
a. Separación entre operaciones y contabilidad.
b. Separación de la custodia de activos y contabilidad.
c. Separación de la autorización de transacciones y los activos correspondientes.
d. Separación de tareas dentro de las funciones contables.

En el área de contabilidad dentro de las empresas también se maneja un orden jerárquico para la toma de decisiones que es importante tomar en cuenta como por ejemplo existe un contralor que es el principal directivo contable de la empresa y los contadores los que a su vez se encargan de la administración del efectivo de la empresa.

Una auditoria, es un sistema de control interno que hace una evaluación de los estados financieros y en sistema contable de la empresa. Hay auditores internos los cuales son empleados de la empresa y los auditores externos que son personas totalmente independientes de la empresa y se encargan de ver que el sistema contable se esté llevando conforme los principios de contabilidad generalmente aceptados y al mismo tiempo hacen sugerencia a la empresa sobre como mejorar.

Las alarmas son otro elemento importante para desarrollar controles internos son las alarmas contra robos que son las que protegen edificios y otros inmuebles, terminales en el punto de venta que actúan como cajas registradoras y también registran cada una de las transacciones, la fianza, es una póliza de seguro que reembolsa las malversaciones por parte de los empleados, las vacaciones obligatorias y la rotación de puestos.

Controles internos en el comercio electrónico

El realizar transacciones por medio de comercio electrónico posibilita la fuga de información confidencial más rápidamente a los hackers. Los riesgos abarcan:

1. Robos de números de tarjetas de crédito.
2. Virus en la computadora y caballos de troya.
3. Suplantación de la identidad de empresas.

Los virus en las computadoras, son programas maliciosos que: a) se reproduce b) queda incluido en los códigos de la computadora sin autorización, puede realizar acciones destructivas. Los caballos de troya, son programas maliciosos al igual que los virus pero con la excepción de que no se reproducen.

La suplantación de la identidad es cuando un hackers crea programas ficticios solo para sacar información de las personas y posteriormente venderla.

Incriptación es el método para lograr confidencialidad en el comercio electrónico. Firewall es un dispositivo que permite a las personas tener acceso a internet mientras qua a otros se los limita.

Las cuentas bancarias como dispositivos de control

El efectivo es el activo de mayor liquidez, ya que se usa como medio de intercambio. Tener el dinero en cuentas bancarias es importante por que los bancos tienen normas para salvaguardar el efectivo. Los documentos usados para controlar una cuenta bancaria abarcan:

1. Tarjetas de firma.
2. Fichas de depósito.
3. Cheques.
4. Estado bancario de cuenta.
5. Conciliación bancaria.

El cheque es un documento con el que se indica al banco que pague a una persona o entidad que page un importe específico. Son tres las partes que intervienen en un cheque: el librador que es la persona que firma el cheque, el beneficiario es la persona o entidad a favor de la cual se emite el cheque y banco por medio del cual se gira el cheque.
Un estado de cuentas bancario es el documento por medio del cual el banco informa a sus depositantes, por medio de estos informa el saldo inicial y final de la cuenta bancaria además de las transacciones realizadas por medio del banco. Hay que tomar en cuenta que los depósitos se enumeran en orden cronológico y los cheques en orden lógico.

La transferencia electrónica de fondos es un sistema que se basa en las comunicaciones electrónicas para transferir fondos, ya que es más barato.
La conciliación bancaria de una entidad son dos registros del efectivo de una entidad: 1) la cuenta efectivo o bancos al mayor general y 2) el estado financiero que muestra el saldo real de la cuenta bancaria.

La conciliación bancaria es el documento con el que se explica las razones de los registros del depositante y sus saldos en la cuenta bancaria. A continuación se mencionan algunos de los elementos que provocan diferencias entre los registros y los saldos en los libros.

a. Depósitos en tránsito es un depósito registrado por la empresa que el banco todavía no registra.
b. Cheques en tránsito son cheque que la empresa ya libro y los registró pero que el banco todavía no los paga.
c. Cobros efectuados por el banco.
d. Transferencia electrónica de fondos o cobros efectuados por el banco, en este caso la empresa paga o recibe efectivo por cuenta del depositante.
e. Cargos por servicios, son los que cobra el banco por procesar las transacciones del cuentahabiente.
f. Ingresos por intereses sobre el saldo de la cuenta de cheques, los cuentahabientes también ganan intereses si mantienen un saldo promedio en la cuenta cosa que también le notifica el banco.
g. Cheques devueltos por fondos insuficientes son los cheques que son devueltos por estar desprovistos de valor o sea es cuando los fondos de la cuenta del librador no bastan para pagar el cheque.
h. Cheque que son devueltos por otras razones el banco devuelve cheques 1) cuando no existe la cuenta del librador, 2) cuando la fecha del cheque es nula, 3) cuando hay alteraciones en el mismo, 4) cuando son falsificados.
i. Costo por cheques impresos se maneja como cargo por servicios.
j. Errores del depositante o del banco cuando hay errores en el registro de los registros a los bancos y por alguna razón se registraron mal los datos se corrige por medio de la conciliación de cuentas.

La conciliación de cuentas bancarias es un dispositivo de control poderoso a favor de los propietarios.
El control interno de las entradas de efectivo garantiza que todo el efectivo recibido se deposite en el banco y que los registros de las cuentas bancarias sean confiables. Las entradas de efectivo de mostrador o la terminal de punto de venta permiten llevar el control del efectivo que se recibe en la tienda. A manera de paso final, el contralor compara los tres registra de las entradas de efectivo del día:

a. El total de la cinta de control del departamento total.
b. El monto del depósito bancario del cajero.
c. El cargo a efectivo del departamento de contabilidad.

Control interno de las salidas de efectivo

El pago con cheque es un registro de control importante, que debe estar firmado por la persona autorizada. El control de las compras se inicia cuando el departamento de ventas prepara la requisición de compras. Después de esto los proveedores envían las mercancías y remiten una factura, es ahí donde la empresa inspección la mercadería a lo que le dan el nombre de informe de recepción posteriormente a eso el paquete de contabilidad emite el paquete de pago.

Caja chica es la que contiene una cantidad pequeña de efectivo el cual se utiliza para pagar desembolsos de poca monta. El fondo de caja chica es un monto constante que se mantiene en la caja chica de la cual se hace responsable una persona en especial.
Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan que sirve a los administradores para coordinar las actividades de la empresa.

3 comentarios:

Anónimo dijo...

Felicidades eres un muy buen editor.

Anónimo dijo...

Eres muy generoso al publicar temas de mucha importancia para nosotros los estudiantes.

Anónimo dijo...

Los temas que ha tratado son muy interesantes y ayudan a que los jovenes de hoy puedan conocer la situación en la que vivimos.